حساب پرداختنی

حساب های پرداختنی: تعریفی جامع و کاربردی

حساب های پرداختنی (Accounts Payable) یعنی حسابی که به زودی باید پرداخت شود. حساب پرداختنی یکی از مفاهیم اساسی در حسابداری است که به صورت بدهی های کوتاه مدتی تعریف می شود که یک کسب و کار به طرف های دیگر، مانند همکاران یا تامین کنندگان باید پرداخت نماید. این بدهی ها معمولاً ناشی از خرید کالاها یا خدمات به صورت اعتباری یا با صدور چک ایجاد می شود و در آینده ای نزدیک باید پرداخت شوند. حساب‌های پرداختنی به بدهی‌های جاری معمولا کمتر از یک سال یک کسب‌وکار گفته می شود که در نتیجه خرید کالاها و خدمات به صورت نسیه است. این حساب نمایانگر پولی است که باید در آینده نزدیک به تامین‌کنندگان، مشتریان، یا همکاران و کارکنان پرداخت شود.

اهمیت حساب های پرداختنی در حسابداری

درک عمیق از حساب های پرداختنی در حسابداری برای هر کسب و کاری ضروری است. چرا که:

• تعیین وضعیت مالی: حساب های پرداختنی به عنوان بخشی از بدهی های جاری در ترازنامه نشان داده می شود و بر وضعیت مالی کلی کسب و کار تاثیرگذار است. بدهی های جاری به بدهی های کمتر از یک سال گفته می شود.
• مدیریت نقدینگی: مدیریت موثر حساب های پرداختنی به کسب و کار کمک می کند تا جریان نقدینگی خود را کنترل کرده و از مشکلات مالی جلوگیری کند. حساب های پرداختنی معمولا با حساب های دریافتنی تامین و مدیریت می شود. نرم افزارهای اکسل عددایکس به کسب و کارها این توانایی را می دهد که براحتی و بدون نیاز به دانش تخصصی حساب های پرداختی خود را مدیریت نمایند. حساب های پرداختنی معمولا از طریق وصول حساب های دریافتنی تسویه می شود.
• برنامه ریزی مالی: با شناخت دقیق تعهدات پرداخت، کسب و کار می تواند برنامه ریزی مالی دقیق تری انجام دهد. درک تاریخ هایی که حساب های پرداختنی باید توسط شرکت پرداخت شود به برنامه زمانی جریان های نقدی کمک می کند. با دریافت نرم افزار های اکسل برنامه ریزی زمانی ویژه مدیران بهتر می توان دقت برنامه های وظایف کارکنان را مدیریت کرد.
• مذاکره با تامین کنندگان: درک دقیق حساب های پرداختنی به کسب و کار کمک می کند تا در مذاکره با تامین کنندگان شرایط بهتری را کسب کند. درک تاریخ های سر رسید حساب هایی که باید بزودی پرداخت شود باعث جلوگیری از بی اعتباری برند شرکت می شود. لذا بهتر است مدیران مالی و حسابداران بتوانند توزیع تاریخ هایی که حساب های پرداختنی باید تسویه شوند از مشکلات مالی و کسری بودجه های ماهانه و سالانه جلوگیری کنند.

نحوه ثبت حساب های پرداختنی

هنگامی که یک کسب و کار کالا یا خدماتی را به صورت اعتباری خریداری می کند، این معامله به صورت زیر در دفتر کل ثبت می شود:

• بستانکار: حساب های پرداختنی (افزایش بدهی)
• بدهکار: حساب هزینه مربوطه (مثلاً خرید کالا، هزینه خدمات)

انواع حساب های پرداختنی

حساب های پرداختنی انواع مختلفی دارند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:

• حساب های پرداختنی به تامین کنندگان: این رایج ترین نوع حساب پرداختنی است و به بدهی های ناشی از خرید کالا یا خدمات از تامین کنندگان اشاره دارد. زمانی که ما از خریداری کالا بطور عمده دریافت می کنیم و به او چک می دهیم به مقدار عدد چک حساب پرداختنی ایجاد کرده ایم. تاریخی که باید چک پرداخت شود عملا حساب پرداختنی باید در آن تاریخ تسویه شود. تا آن تاریخ حساب پرداختنی در دفتر ثبت می شود و بعد از پرداخت تسویه شده محسوب می شود.
• حساب های پرداختنی به کارکنان: این حساب به حقوق و دستمزدهای پرداخت نشده به کارکنان اشاره دارد. زمانی که حقوق کارمندان را تا پایان ماه یا چند ماه پرداخت نکردیم. در واقع به اندازه حقوق معوقه کارمندان خودمان حساب پرداختنی ایجاد کرده ایم. اگر حقوق کارمندان برای مثال مالی ۲۴ میلیون تومان باشد و یک کارمند سه ماه حقوق معوقه از ما طلب داشته باشد ما به اندازه ۷۲ میلیون تومان حساب پرداختنی در دفتر خود داریم.
• حساب های پرداختنی به دولت: این حساب به مالیات ها و عوارضی که هنوز پرداخت نشده اند اشاره دارد. حساب قبض های شهرداری و ادارات آب ، اداره برق و غیره حساب پرداختنی محسوب می شود. تا زمانی که پول قبض ها را پرداخت نکردیم عدد مبلغ این بدهکاری ها حساب پرداختنی محسوب می شود که باید بزودی پرداخت شود. مالیات نیز یک حساب پرداختنی است که باید در زمان مشخص پرداخت شود.

مدیریت حساب های پرداختنی

مدیریت موثر حساب های پرداختنی شامل موارد زیر است:

• ثبت دقیق و به موقع: همه معاملات مربوط به حساب های پرداختنی باید به صورت دقیق و به موقع ثبت شوند. هر حساب پرداختنی باید در زمان درست ایجاد آن در دفتر ثبت شود.
• کنترل مداوم: حساب های پرداختنی باید به صورت دوره ای بررسی شوند تا از بروز خطا و تاخیر در پرداخت جلوگیری شود. گزارش های اکسل های عدد ایکس بطور خودکار زمان های تقریبی حساب های پرداختنی را تعیین می کند. مدیریت این حساب ها همچنین به بودجه ریزی سرمایه شخصی نیز بسیار کمک می کند.
• مذاکره با تامین کنندگان: برای کسب تخفیفات و شرایط پرداخت بهتر می توان با تامین کنندگان مذاکره کرد. اطلاع از تاریخ های حساب های پرداختنی در اکسل های عددایکس به ما کمک می کند در هر کسب و کاری که هستیم بدانیم در چه تاریخ هایی سررسید پرداخت های ما است و با دانستن عدد روز هر ماه در مذاکره با مشتریان برای دریافت و با تامین کنندگان برای صدور چک خرید عمده و با کارمندان برسر تاریخ های و توزیع تاریخ ها بهتر عمل کنیم.
• استفاده از نرم افزارهای حسابداری: نرم افزارهای حسابداری عددایکس می توانند به طور خودکار حساب های پرداختنی را مدیریت کرده و گزارش های لازم را ارائه دهند. اکسل های حسابداری عددایکس بطور خودکار این گزارش ها را ارائه و تاریخ ها را کنترل می کنند.

اهمیت حساب های پرداختنی در تحلیل مالی

حساب های پرداختنی در تحلیل مالی کسب و کار نقش مهمی ایفا می کند. به عنوان مثال، نسبت جاری (Current Ratio) که یکی از نسبت های مهم در تحلیل مالی است، با استفاده از حساب های پرداختنی محاسبه می شود. این نسبت نشان می دهد که آیا کسب و کار توانایی پرداخت بدهی های کوتاه مدت خود را دارد یا خیر. در نتیجه ما موقع سرمایه گذاری در یک بیزنس و یا موقع معامله با یک شرکت می توانیم بدهی های جاری یا نسبت های جاری آن را بررسی کنیم. این بررسی به ما می گوید که آیا این شرکت با مشکلاتی مواجه خواهد شد یا خیر.

نتیجه گیری

حساب های پرداختنی یکی از مفاهیم اساسی در حسابداری است که درک آن برای هر کسب و کاری ضروری است. مدیریت موثر حساب های پرداختنی به کسب و کار کمک می کند تا وضعیت مالی خود را بهبود بخشد، جریان نقدینگی را کنترل کند و با تامین کنندگان رابطه بهتری برقرار کند.