روش ساختن جدول صورت وضعیت پروژه در نرم افزار اکسل

در اجرای تمام پروژه ها چه طرح های مهندسین مشاور و چه طرح های پیمانکاری برای اینکه پیمانکار بتواند معادل مقدار کار انجام شده را از کارفرما تاییدیه بگیرید و معادل مبلغ کار مورد تایید کارفرما تسویه حساب انجام بدهد، لازم است صورت وضعیت پیشنهادی را در قالب یک نامه به پیمانکار ارائه دهد. بعد از تحویل نامه و جدول صورت وضعیت توسط پیمانکار یا مشاور، تیم کارفرما جدول را بررسی و درصدهایی را تایید یا درصدهای مورد نظر خود را تایید می کند. این نامه سندی است که نشان می دهد چه مقدار کار انجام شده مورد تایید کارفرما است و هر زمان پروژه یا ادامه اجرای آن با مشکل مواجه شود کارفرما موظف است معادل رقم تایید شده را به پیمانکار پرداخت کند.

برای ساختن یک جدول مقدار کار انجام شده و ایجاد جدول درصدها و مبالغ ریالی صورت وضعیت طرح های بهترین ابزار استفاده از نرم افزار اکسل است. نرم افزار اکسل آماده تهیه صورت وضعیت پروژه عددایکس ابزاری حرفه ای است که می توانید با وارد کردن ارقام و درصدهای کارانجام شده ، مبالغ را بطور آمده در قالب یک جدول دریافت کنید و همراه یک نامه برای کارفرما بفرستید و مبلغی را از کارفرما دریافت کنید. برای دانلود اکسل آماده ساختن صورت وضعیت پروژه ها می توانید از این لینک اقدام کنید.

جدول صورت وضعیت پروژه یکی از مهم‌ترین اسناد مدیریتی در پروژه‌های عمرانی، ساختمانی و صنعتی است که برای مستندسازی پیشرفت فیزیکی و مالی پروژه استفاده می‌شود. این جدول شامل اطلاعاتی مانند شرح فعالیت‌ها، میزان پیشرفت، هزینه‌های انجام‌شده و مبلغ قابل پرداخت است. با استفاده از این جدول، کارفرما و پیمانکار (مشاهده اکسل ویژه پیمانکاران ساختمانی: ابزاری قدرتمند برای کارایی و سودآوری و مطالعه مقاله پیمانکاری ساختمان‌سازی: نقش، فرآیندها و چالش‌ها برای آشنایی با پیمانکاری در پروژه های عمرانی) می‌توانند میزان پیشرفت پروژه را بررسی کرده و پرداخت‌های مالی را بر اساس فعالیت‌های انجام‌شده تنظیم کنند. دقت و شفافیت در تنظیم این جدول از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا مبنای تسویه‌حساب مالی و کنترل بودجه پروژه خواهد بود.

برای تهیه یک جدول استاندارد صورت وضعیت، معمولاً از نرم‌افزارهایی مانند Microsoft Excel استفاده می‌شود. در این جدول، ستون‌هایی برای واحد اندازه‌گیری، مقدار کل قرارداد، مقدار انجام‌شده، درصد پیشرفت، مبلغ کل قرارداد و مبلغ قابل پرداخت تعریف می‌شود. با استفاده از فرمول‌های اکسل، می‌توان به‌صورت خودکار درصد پیشرفت و هزینه‌های مرتبط را محاسبه کرد. همچنین، قالب‌بندی مناسب و نمودارهای گرافیکی به درک بهتر اطلاعات کمک می‌کند و باعث افزایش شفافیت گزارش‌ها می‌شود.

استفاده از جدول صورت وضعیت در پروژه‌ها به مدیران کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی مالی دقیق‌تری داشته باشند و روند اجرایی پروژه را بهتر کنترل کنند. این جدول نه‌تنها برای مدیریت داخلی پروژه مفید است، بلکه به‌عنوان یک مدرک رسمی برای ارائه به کارفرما یا مشاور پروژه نیز به کار می‌رود. علاوه بر این، می‌توان آن را به‌صورت دوره‌ای (مثلاً ماهانه یا هفتگی) به‌روزرسانی کرد تا اطلاعات به‌روز از میزان پیشرفت پروژه در اختیار ذینفعان قرار گیرد. با اجرای صحیح این فرایند، احتمال بروز مشکلات مالی و اختلافات قراردادی به حداقل می‌رسد.

برای تهیه جدول صورت وضعیت پروژه در نرم‌افزار اکسل، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. تنظیم ساختار جدول

1. ایجاد یک فایل جدید اکسل: اکسل را باز کرده و یک Workbook جدید ایجاد کنید.
2. تعریف ستون‌های اصلی: ستون‌های موردنیاز را نام‌گذاری کنید، مانند:
   • ردیف (A)
   • شرح فعالیت (B)
   • واحد اندازه‌گیری (C)
   • مقدار کل قرارداد (D)
   • مقدار انجام‌شده (E)
   • درصد پیشرفت (F) → (فرمول: =E/D*100)
   • مبلغ کل قرارداد (G)
   • مبلغ کار انجام‌شده (H) → (فرمول: =G*F/100)
   • مبلغ قابل پرداخت (I) → (در نظر گرفتن کسورات و پرداخت‌های قبلی)

۲. وارد کردن داده‌ها

• اطلاعات پروژه را به ترتیب وارد کنید.
• در ستون مقدار انجام‌شده، مقدار واقعی پیشرفت را وارد کنید.
• در ستون درصد پیشرفت، فرمول محاسبه خودکار درصد پیشرفت را اضافه کنید.

۳. اعمال فرمول‌ها و قالب‌بندی

• برای محاسبه درصد پیشرفت: =E2/D2*100
• برای محاسبه مبلغ کار انجام‌شده: =G2*F2/100
• قالب‌بندی جدول:
  • برای خوانایی بهتر از Merge & Center برای سرفصل‌ها استفاده کنید.
  • اعداد را با Currency Format (ریال/تومان) نمایش دهید.
  • از Conditional Formatting برای نمایش رنگی وضعیت‌ها (مثلاً قرمز برای کمتر از ۵۰% و سبز برای بالای ۸۰%) بهره ببرید.

۴. اضافه کردن گزارش تجمیعی

• جمع کل مبلغ قرارداد: =SUM(G2:G100)
• جمع کل مبلغ انجام‌شده: =SUM(H2:H100)
• میانگین پیشرفت کل: =AVERAGE(F2:F100)

۵. ذخیره و خروجی گرفتن

• فایل را با فرمت Excel (.xlsx) ذخیره کنید.
• در صورت نیاز، به PDF خروجی بگیرید:
  • File > Export > Create PDF/XPS Document
• می‌توانید از نمودارها برای نمایش گرافیکی پیشرفت پروژه استفاده کنید:
  • Insert → Chart → Column Chart یا Pie Chart

با این روش، شما یک صورت وضعیت پروژه دقیق و خودکار در اکسل خواهید داشت. استفاده از نرم‌افزار اکسل برای تولید صورت وضعیت پروژه به کارفرما این امکان را می‌دهد که گزارش‌های دقیق و شفافی از روند پیشرفت پروژه دریافت کند. اکسل با قابلیت‌های محاسباتی و فرمول‌نویسی خود، به کاربران اجازه می‌دهد تا به‌صورت خودکار مبالغ کار انجام‌شده، درصد پیشرفت، هزینه‌های پرداختی و مانده قرارداد را محاسبه کنند. علاوه بر این، امکان استفاده از قالب‌های آماده و فرمت‌بندی شرطی در اکسل باعث می‌شود که اطلاعات به شکلی منظم، خوانا و حرفه‌ای نمایش داده شوند. این ویژگی‌ها به کارفرما کمک می‌کند تا کنترل بهتری روی پرداخت‌ها و برنامه‌ریزی مالی پروژه داشته باشد.

علاوه بر محاسبات، اکسل ابزارهای گرافیکی و تحلیلی متعددی را برای ارائه گزارش‌های تصویری در اختیار کاربران قرار می‌دهد. با استفاده از نمودارهای پیشرفت، جداول PivotTable و داشبوردهای مدیریتی، می‌توان روند پروژه را به‌صورت بصری نمایش داد و تحلیل دقیق‌تری از عملکرد پروژه ارائه کرد. همچنین، فایل‌های اکسل به‌راحتی قابل به‌روزرسانی و ارسال هستند، بنابراین کارفرما می‌تواند به‌صورت دوره‌ای گزارش‌های جدید را دریافت کرده و تصمیمات لازم را بر اساس اطلاعات به‌روز اتخاذ کند. این مزایا باعث می‌شود که اکسل به یکی از بهترین ابزارها برای تهیه و ارائه صورت وضعیت پروژه تبدیل شود.